2017年4月5日更新

段取りが大事！仕事の段取り力を高める方法を教えます

あなたは段取りが上手くいかないせいで、仕事の評価を下げてしまってはいませんか？仕事における良し悪しというのは、段取りによって決まると言っても過言ではありません。そのくらい、段取りというのは重要なのです。今回は仕事の段取りが下手な人の特徴を挙げたうえで、段取り力を高める方法を紹介していきたいと思います。

目次
そもそも、段取り力とは？
仕事の段取りが下手な人の特徴
仕事の段取り力を高める方法
まとめ：日々のトレーニングによって段取り力を高めよう

そもそも、段取り力とは？

仕事の場において、段取りというのは当たり前のように使われる言葉です。この段取りとは、そもそもどういう行為を指すのでしょうか？

例えば旅行に出掛けるとしましょう。その際、まずはどこへ行くのかを決めますよね。そして出発する日程や時間、目的地までのルートを考えたり、どのくらいの荷物が必要なのか、お金はいくら必要なのか。旅行をするために様々な準備をしていきます。このように、過程を組み立てていく力のことを「段取り力」というのです。

仕事の段取りが下手な人の特徴

まずは、仕事の段取りが下手な人の特徴を挙げていきたいと思います。

整理整頓ができない

仕事の段取りが下手な人は整理整頓ができない人が多く、デスク周辺がグチャグチャなのが特徴的です。机の上が散らかっているせいで必要な書類が見つからなかったり、それを探すのに無駄な時間を要したり。とにかく、身の周りの管理が出来ていないのです。

メモを取らない

メモを取らないのも、段取りが下手な人の特徴と言えるでしょう。社会人として、仕事をする者としてメモを取るという行為は基本中の基本です。しかし、そのメモを取らないため何か重要なことを見落としたり忘れたりしてしまうのです。

先を考えての行動が出来ない

今、何をするべきなのか。何に向けてどんな準備をするべきなのか。先を見据えての行動が出来ないのも特徴です。数ある仕事の中で優先順位をつけることが出来ないのでしょう。

時間の配分がおかしい

ひとつの仕事を中途半端に残したまま、別の仕事に取り掛かったり。面倒な仕事を後回しにしては、最終的に時間が足りなくなってしまい間に合わなかったり。仕事の配分が明らかにおかしいのも、段取りが下手な人の特徴です。

些細な確認を怠る

必要な物や書類の確認を事前に確認することなく仕事を始めてしまったり、ちょっとしたことでも準備や確認を怠る。これでは、効率の良い仕事を出来るはずがありません。

仕事の段取り力を高める方法

仕事の段取り力というのは、日々のトレーニングによって高めることが可能です。そこで、段取り力を高める方法を紹介していきたいと思います。

段取り力を高めるための基礎的なスキルを知ること

例えばスポーツでもルールを良く理解して、その運動に必要となる基礎的なスキルを知ってから鍛えなければ勝負には勝てませんよね。仕事の段取り力を高めるのも同じことで、まずは高めるために必要となるスキルを良く理解してからトレーニングしていくことが必須となります。コミュニケーション能力や情報を収集する能力、仕事の優先順位を決める能力や臨機応変に対応できる能力など。どれも簡単に身に付くものではありませんが、意識的にトレーニングしていけば高めることは可能なので段取り力を向上させることに繋がっていきます。

段取りをする目的を明確にする

何のために段取りを組むのか。それは、効率よく円滑に仕事を進めるためです。段取りを決めようと考える際には、何のために段取りを組むのかの目的を明確にしておきましょう。

仕事の達成に必要な手順を検討する

段取りをする目的も明確になったのであれば、仕事を達成するために誰が何をどのように作業していくべきなのかを検討していきます。その仕事に必要な作業を、可能な限り明確に様々な角度から考えていきましょう。

思いつくままに作業をリストアップ

今は必要ないと思える情報でも後になってから必要になる案件もあるため、まずは思いつくままに必要になりそうな作業を具体的にリストアップしていってください。これは慣れてくれば脳内で処理できることもありますが、なるべくノートやメモに書き出していくことをオススメします。実際に書き出していくことで、よりイメージが具体化され次の仕事へのアイデアとしても広がっていく可能性があります。

やるべきこと、やらなくて良いことを選別する

思いつくままに作業をリストアップしたのなら、次はやるべきこととやらなくて良いことの選別です。ここで重要になってくるのが、情報収集する能力であり臨機応変な対応力でもあります。仕事であれば予算や人員や期間などが影響してくるでしょうから、広い視野を持って選別していきましょう。

決断できない場合には、簡単なことから処理していく

段取りを決めて進めていく中では、次に何をするべきか判断に悩むこともあるでしょう。そんな時には、簡単な仕事から処理していくのが良いと言われています。また、そのような場合には単発的な作業ではなく連続性のある作業を優先して取り掛かるのが良いそうです。そうすると、バラバラな作業を行っていくよりも効率が上がります。この選択は些細なことかもしれませんが、確実に段取り力を上げる糧となります。